La Conferencia anual de desarrolladores de Google I/O comienza el miércoles y estamos seguros de que veremos todo tipo de cosas nuevas e intrigantes en todo el paquete de servicios de Google.
Sin embargo, aquí hay un pequeño secreto: no lo haces tener esperar hasta entonces para encontrar algo nuevo y útil. Google lanza adiciones revolucionarias a sus aplicaciones y productos casi constantemente durante todo el año. La mayoría de las golosinas aparecen sorprendentemente con poca fanfarria y terminan perdiéndose en el desorden.
Es por eso que hoy, mientras nos sentamos pacientemente y movemos nuestros pulgares colectivos frente al gran programa de anuncios de Google, quiero llamar su atención sobre una serie de adiciones espectaculares al dominio a menudo polvoriento de Google Docs. Estas nuevas características se han estado infiltrando silenciosamente en el software durante las últimas semanas, pero la mayoría de los mortales no tenían forma de saberlo.
Y Dios, déjame decirte: si trabajas con otras personas y/o pagadores, estas opciones enviarán una seria dosis de eficiencia extra a tu proceso de trabajo. Convertirán su aparentemente simple editor de documentos en un lienzo de colaboración inteligente. Y ya están todos allí en la configuración de Documentos existente, a la espera de ser descubiertos.
¿Estás listo para mejorar tu productividad?
(Una nota rápida: actualmente, todos estos elementos solo se pueden iniciar a través del sitio web de escritorio de Docs, pero una vez que los configure y los agregue a cada documento, serán visibles y funcionales desde la aplicación Docs en Android u otra plataforma).
1. El enlace para la cooperación Documentos-Calendario
Si confía en Google Workspace para un lugar de trabajo basado en el pensamiento, probablemente conozca la alegría de hacer malabarismos con las citas en su calendario con notas y listas de verificación no relacionadas. ¿Suena la frase «Espera, déjame encontrar mis notas sobre esto»?
Bueno, fíjate, pequeña y hermosa criatura: en algún momento en un pasado no muy lejano, Google Docs obtuvo una nueva herramienta inteligente que puede hacer que tus citas relacionadas con el Calendario estén más organizadas que nunca. Este es un sistema de notas de reuniones integrado que reside en Docs y se conecta a un evento específico en su Google Calendar, por lo que siempre está en un lugar lógico y es muy fácil de acceder.
Para probarlo usted mismo, simplemente inicie un nuevo documento en Google Docs y escriba @ símbolo en todas partes del cuerpo del documento. Esto abrirá un nuevo sistema útil para acceder rápidamente a los documentos y probablemente verá la opción «Notas de la reunión» como una de las mejores sugerencias en la sección «Bloques de construcción». Si no lo hace, simplemente comience a escribir la palabra computadora portátily aparecerá en poco tiempo.
júnior Luego, Docs le pedirá que seleccione un evento de su calendario para vincular sus nuevas notas fantásticas. Le mostrará los próximos eventos como ofertas con un solo clic, o puede buscar en su agenda allí mismo para encontrar el evento que desea.
júnior Una vez que haya seleccionado su evento, obtendrá una pequeña y encantadora plantilla para notas preformateadas insertadas en su documento y listas para completar:
júnior Puede pasar el cursor sobre cualquiera de los textos grises de esta plantilla para ver más información sobre la fecha, el evento o el contacto en cuestión. Y no olvide buscar un aviso en el lado derecho de la pantalla, que ofrece adjuntar sus notas al evento en sí. Esto vinculará su documento actual con el evento real de Google Calendar y facilitará que cualquiera que esté invitado (y con quien se comparta el documento) haga clic y vea las notas directamente desde la entrada del calendario.
No está mal, ¿verdad? Y como beneficio adicional, recuerde que ahora puede iniciar Google Meetings directamente desde Desktop Docs: simplemente haga clic en el ícono de la nueva cámara en la esquina superior derecha de la pantalla de edición de documentos, directamente a la izquierda del azul para compartir. Luego, su llamada comenzará en una nueva y encantadora barra lateral de Docs, para que pueda ver sus notas y, opcionalmente, incluso colaborar con otras personas en la conversación sobre la marcha.
2. El sistema de correo electrónico Docs-Gmail
Ciertamente, Gmail no facilita el trabajo con un compañero de equipo, ¿verdad?
Aún así, tengo buenas noticias para ti: es posible que Google no agregue ningún sistema de colaboración simple a Gmail, pero hay nos dio una manera conveniente de martillar mensajes con las contribuciones de otras personas. Depende de ti encontrarlo.
Y la respuesta, como habrás adivinado, está en los buenos y antiguos Google Docs, donde ahora es posible crear un borrador de correo electrónico compartido, trabajar en él con otras personas y/o criaturas marinas en tu organización y luego transferirlo a tu bandeja de entrada al instante enviando.
El truco nuevamente es tocar este nuevo menú Docs @. Solo escribe @ en todas partes en un documento en Documentos en su escritorio, y esta vez seleccione «Enviar borrador» en el menú que aparece.
Esto traerá una herramienta de redacción interactiva de Gmail directamente a su documento para trabajar con cualquier correo electrónico que sus dedos sospechosamente fragantes quieran escribir. Y si desea que alguien más lo juzgue y trabaje con usted, todo lo que tiene que hacer es compartir el documento con ellos, tal como lo haría normalmente (con este gran botón azul para compartir en la esquina superior derecha de la pantalla).
júnior Cuando su correo electrónico esté listo para ejecutarse, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el ícono azul de Gmail en la esquina de esta área para enviar su correo electrónico a Gmail como borrador, donde puede revisarlo nuevamente y luego enviarlo de regreso con solo uno. más clic. .
Y no tienes que parar ahí…
3. La herramienta para el seguimiento del estado de los Documentos
Si usted De Verdad Si desea trabajar juntos en Google Docs, la opción Instant Table recientemente agregada es el último ingrediente perfecto para su pastel de rendimiento.
Le permitirá insertar interruptores de seguimiento de estado interactivos en cada documento, lo que le brinda una forma fácil y Cuota una forma de realizar un seguimiento del progreso con sus elementos Memo o borradores de Gmail en documentos. (¿Alguien más tiene un antojo repentino de pasteles hojaldrados?)
Para agregarlo a cualquier documento que haya preparado, solo toque esto a mano @ comando desde cualquier parte del documento una vez más, y esta vez escriba Menú desplegable y luego seleccione «Nuevo menú desplegable» seguido de «Estado del proyecto» o «Estado de revisión».
Esto le brindará un pequeño y exquisito indicador de seguimiento de estado que puede colocar donde tenga sentido, encima de un elemento específico en la agenda de su reunión, por ejemplo, o en ese brillante borrador de Gmail con el que ha soñado en Docs. Cualquier persona con acceso para editar el documento podrá hacer clic en el interruptor para cambiar su estado y mantener a todos los demás actualizados.
júnior Si desea mejorar las cosas a partir de ahora, Docs también tiene plantillas de seguimiento aún más sofisticadas disponibles en el mismo menú @, que incluyen «Revisiones de seguimiento» para varias personas, lo que le permite habilitar múltiple colegas para revisar algún tipo de contenido y monitorear su estado de revisión.
júnior Es posible que aún desee confiar en Notion y otras aplicaciones avanzadas para tomar notas para una organización más compleja, pero con estas funciones nuevas y enérgicas en la combinación, Documentos se convertirá en una parte más actualizada y conectada de su conjunto de herramientas de productividad: y si confío en el paquete de servicios de Google Workspace lo más cerca posible, puede hacer un mundo la diferencia en su capacidad para hacer las cosas.
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